PowerPoint - Diffusion sous forme de diaporama PowerPoint
Diffusion sous forme de diaporama PowerPoint
Cette option est très intéressante, car un diaporama à exécution automatique ne peut pas être modifié par l'utilisateur : il débute sa lecture dès son chargement. Pour être lu, l'utilisateur doit toutefois disposer de la version adéquate de PowerPoint ou de la visionneuse PowerPoint Viewer. Vous pouvez trouver la version 2007 de celle-ci en téléchargement gratuit à l'adresse http://www.microsoft.com/... en attendant la version 2010.
Cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous et choisissez le format souhaité :
- .ppsx, pour un diaporama à exécution automatique PowerPoint 2007-2010 ;
- .pps, pour un diaporama pouvant être ouvert dans des versions antérieures de PowerPoint (PowerPoint 97 à Office PowerPoint 2003).
Il est possible d'enregistrer une présentation PowerPoint dans bien d'autres formats, présentés dans l'annexe A. Le format vidéo sera étudié plus en détail dans la suite de ce chapitre.
Créer un package de présentation sur CD
Vous pouvez créer un CD pour présenter votre diaporama sur un autre ordinateur.
Dans PowerPoint, si vous copiez votre présentation sur un CD, copiez en une seule fois la totalité des fichiers. Une fois le premier jeu de fichiers copié, vous ne pouvez plus ajouter d'autres fichiers au disque. Cependant, vous avez toujours la possibilité de recourir à l'Explorateur Windows pour copier des fichiers supplémentaires sur un CD-R ou CD-RW contenant déjà des fichiers. Pour plus de détails, consultez l'aide de Windows.
1.Cliquez sur l'onglet Fichier.
2.Cliquez sur Enregistrer et envoyer, sur Présentation du package pour CD-ROM puis, dans le volet droit, sur Package pour CD-ROM.
3.Pour ajouter une présentation, dans la boîte de dialogue Créer un package pour CD-ROM, cliquez sur Ajouter, puis, dans la boîte de dialogue Ajouter des fichiers, sélectionnez la présentation à ajouter et cliquez sur Ajouter.
4.Répétez l'opération pour chacune des présentations à ajouter.
5.Répétez-la également si vous souhaitez ajouter au package d'autres fichiers non PowerPoint. La présentation actuellement ouverte apparaît automatiquement dans la liste Fichiers à copier. Les fichiers que vous associez à la présentation sont inclus de façon automatique, mais ne figurent pas dans cette liste.
6.Si vous ajoutez plusieurs présentations, celles-ci apparaissent sur une page Web qui vous permet d'accéder au contenu du CD. Les présentations apparaissent dans l'ordre dans lequel elles sont répertoriées dans la liste Fichiers à copier de la boîte de dialogue Créer un package pour CD-ROM. Pour modifier l'ordre, sélectionnez une présentation, puis cliquez sur les boutons fléchés pour la déplacer vers le haut ou vers le bas de la liste.
7.Pour supprimer une présentation ou un fichier de la liste Fichiers à copier, sélectionnez l'élément en question et cliquez sur Supprimer.
8.Cliquez sur Options, puis sous Inclure ces fichiers, effectuez au moins l'une des opérations suivantes :
- Pour que les fichiers associés à la présentation soient inclus dans le package, cochez la case Fichiers liés. Les fichiers associés à votre présentation peuvent être des feuilles de calcul Microsoft Office Excel liées à des diagrammes, fichiers audio, clips vidéo et à d'autres types d'éléments.
- Pour utiliser les polices TrueType incorporées contenues dans un fichier source et insérées dans un fichier de destination, cochez la case Polices TrueType incorporées. Une fois incorporé, l'objet fait partie du fichier de destination. Les modifications que vous apportez à l'objet incorporé sont répercutées dans le fichier de destination.
- Si votre présentation comprend déjà des polices incorporées, PowerPoint applique automatiquement la définition de la présentation de manière à inclure les polices incorporées.
9.Pour demander aux autres utilisateurs de fournir un mot de passe avant d'ouvrir ou de modifier l'une des présentations copiées, sous Améliorer la sécurité et la confidentialité, tapez le ou les mots de passe nécessaires pour ouvrir la présentation, la modifier ou effectuer les deux opérations. Les mots de passe s'appliquent aux fichiers .pptx, .ppt, .potx, .pot, .ppsx, .pps, .pptm, .ppa, .ppam, .mhtml et .mht qui ont été convertis en fichiers .ppt dans les présentations copiées. Si des mots de passe sont déjà associés aux fichiers que vous copiez, PowerPoint vous propose de les conserver ou de les remplacer par les nouveaux mots de passe. Si vous choisissez de remplacer l'ancien mot de passe, ce dernier n'est plus accepté pour la version copiée du fichier, mais reste valide pour la version d'origine.
10.Pour rechercher dans votre présentation les données masquées et les informations personnelles, cochez la case Inspecter les présentations à la recherche d'informations inappropriées ou confidentielles.
11.Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options.
12.Effectuez l'une des opérations suivantes :
- Pour copier votre présentation sur un lecteur réseau ou un lecteur de disque local sur votre ordinateur, cliquez sur Copier dans un dossier, entrez le nom et l'emplacement du dossier, puis cliquez sur OK.
- Pour copier votre présentation sur un CD-ROM, cliquez sur Copier sur le CD-ROM.
Le texte original de cette fiche pratique est extrait de
«Tout pour bien utiliser PowerPoint 2010» (Fabrice LEMAINQUE, Collection CommentCaMarche.net, Dunod, 2010)