Outlook - Partage du calendrier
Partage du calendrier
Vous pouvez partager votre calendrier (parfois nommé agenda) Outlook de trois façons différentes :
- par courrier électronique,
- avec des comptes Microsoft Exchange Server,
- en publiant un calendrier en ligne.
Par courrier électronique
Les calendriers partagés par courrier électronique arrivent dans la boîte de réception du destinataire en tant que pièces jointes, avec un instantané de calendrier dans le corps du message. Vous pouvez modifier l'instantané avant l'envoi, par exemple en modifiant les polices ou en mettant en surbrillance certains jours ou certains rendez-vous.
Pour envoyer un calendrier par courrier électronique, procédez comme suit :
1.Dans le groupe Partager de l'onglet Accueil, cliquez sur Envoyer un calendrier par courrier électronique.
2.Dans la zone Calendrier, cliquez sur le calendrier à envoyer.
3.Dans la zone Plage de dates, cliquez sur la période à afficher dans le calendrier.
4.Entrez ou sélectionnez les autres options souhaitées, puis cliquez sur OK.
Un utilisateur Outlook 2010 qui reçoit le calendrier par courrier électronique peut choisir d'ouvrir l'instantané de calendrier dans Outlook. Cette opération peut aboutir à l'affichage de l'instantané du calendrier et du calendrier actif du destinataire côte à côte ou en mode de superposition des calendriers.
À l'aide d'un compte Microsoft Exchange
Microsoft Exchange Server permet de partager des calendriers avec d'autres utilisateurs possédant un compte Exchange. Vos calendriers peuvent être affichés uniquement par les personnes auxquelles vous avez accordé des autorisations. Si la personne dont vous souhaitez ouvrir le calendrier ne vous a pas accordé l'autorisation de l'afficher, Outlook vous invite à lui demander l'autorisation nécessaire.
Après avoir accédé à un calendrier partagé pour la première fois, le calendrier est ajouté à la liste Calendriers partagés dans le volet de navigation, où vous pouvez y accéder ultérieurement.
Procédez comme suit pour partager votre calendrier avec un autre utilisateur Exchange :
2.Dans le groupe Partager de l'onglet Accueil, cliquez sur Partager le calendrier. Si vous voulez partager un calendrier créé qui n'est donc pas votre calendrier par défaut, dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le nom du calendrier, puis cliquez sur Partager nomducalendrier.
5.Dans l'invitation de partage qui s'affiche, entrez le nom de la personne avec qui vous souhaitez partager le calendrier dans la zone À.
6.Entrez ou sélectionnez toute autre option souhaitée, comme si vous envoyiez un message électronique.
Le destinataire reçoit une notification par courrier électronique indiquant que vous avez partagé votre calendrier. Vous pouvez également demander au destinataire de partager son calendrier Exchange avec vous.
Par publication en ligne
Vous pouvez publier votre calendrier Outlook 2010 par défaut sur Internet et permettre ainsi à davantage de personnes de le consulter. La publication d'un calendrier Internet ne nécessite pas que l'éditeur ou l'utilisateur utilise un compte Exchange.
Le texte original de cette fiche pratique est extrait de
«Tout pour bien utiliser Outlook 2010» (Fabrice LEMAINQUE, Collection CommentCaMarche.net, Dunod, 2010)