Outlook - Caractéristiques propres aux comptes Exchange
Caractéristiques propres aux comptes Exchange
Règles serveur et règles client seulement
Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, vous pouvez créer des règles serveur. Ces règles s'exécutent dans votre boîte aux lettres sur le serveur de messagerie, même si Outlook n'est pas en cours d'exécution. Les règles serveur doivent s'appliquer aux messages lorsqu'ils sont remis pour la première fois dans votre Boîte de réception. Elles doivent pouvoir s'exécuter jusqu'à la fin sur le serveur. Par exemple, une règle qui spécifie qu'un message doit être imprimé ne peut pas être appliquée tant qu'elle n'a pas fini de s'exécuter sur le serveur. Si une règle ne peut pas être appliquée sur le serveur, elle est appliquée lorsque vous lancez Outlook, elle devient alors une règle client seulement.
Les règles client seulement sont des règles qui s'exécutent uniquement sur l'ordinateur. Elles ne peuvent être appliquées qu'après leur exécution, par exemple spécifier certains messages à imprimer. Les règles client seulement ne peuvent s'exécuter que si Outlook est en cours d'exécution. Si votre liste contient les deux types de règles, les règles serveur sont appliquées en premier, puis les règles client ensuite.
Groupes de contacts
La règle Déplacer des messages envoyés à un dossier Groupe de contacts n'est disponible que si vous employez un compte Exchange. Seuls les messages envoyés au groupe de contacts sont déplacés vers le dossier spécifié. Les messages envoyés par les membres du groupe de contacts ne sont pas déplacés vers le dossier spécifié.
Transfert de messages hors de votre société
Si vous disposez d'un compte Exchange 2010, vous ne pouvez pas utiliser de règles pour transférer des messages à des adresses de messagerie situées à l'extérieur de votre société. Ce paramètre destiné à empêcher la divulgation d'informations d'entreprise ne peut être modifié que par un administrateur Exchange.
Un emploi possible des règles automatiques est une réponse automatique aux messages, par exemple lors d'une absence.
Réponse automatique aux messages
Cette section ne concerne que les personnes ne disposant pas d'un compte Exchange. Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server, vous devez utiliser la fonctionnalité Réponses automatiques.
Vous pouvez configurer Outlook 2010 de manière à envoyer une réponse automatique à tout ou une partie des personnes qui vous envoient des messages électroniques.
Vous pouvez combiner un modèle de message électronique Outlook avec des règles Outlook afin de reproduire la fonctionnalité Réponses automatiques disponible uniquement pour les comptes Exchange Server.
Le texte original de cette fiche pratique est extrait de
«Tout pour bien utiliser Outlook 2010» (Fabrice LEMAINQUE, Collection CommentCaMarche.net, Dunod, 2010)