Word - Règles de publipostage
Règles de publipostage
Lorsque vous vous sentez à l'aise avec les opérations de fusion et publipostage décrites dans la section précédente, vous pouvez envisager le « niveau supérieur » de personnalisation en programmant quelques règles.
Le bouton Règles donne accès à une liste de mots clés très utiles dans le publipostage. Après une brève description de chacun d'eux, nous allons présenter un exemple concret à partir duquel vous serez en mesure de reproduire d'autres situations.
- Demander : vous invite à entrer vos informations chaque fois que Word fusionne un nouveau document (ou une fois pour tous les documents) et associe un signet avec la réponse. Vous devez ensuite placer un champ Réf à chaque emplacement où la réponse doit s'insérer (voir exemple ci-après). À utiliser lorsque vous souhaitez insérer la réponse à plusieurs emplacements (contrairement au champ Remplir ci-dessous).
- Remplir : vous invite à entrer du texte chaque fois que Word fusionne un nouveau document (où pour tous les documents fusionnés). Ce texte va apparaître à la place de chaque champ dans le document. À utiliser lorsque vous souhaitez insérer du texte spécifique à une fusion publipostage à un seul emplacement.
- Si...Alors...Sinon... : exécute l'une ou l'autre des actions prévues, selon la condition remplie.
- Nº enregistr. de fusion : imprime le numéro de l'enregistrement dans chaque document obtenu par la fusion/publipostage. Ce numéro correspond au rang du destinataire dans la liste de départ.
- N° séquence de fusion : imprime le numéro du document fusionné. Le numéro inscrit sur le dernier document fusionné correspondra donc au nombre de documents générés.
- Suivant : le champ Enregistrement suivant est indispensable pour les étiquettes (voir section suivante).
- Suivant si : définit une condition pour la poursuite de la fusion. Si la condition est vraie, la fusion se poursuit avec l'enregistrement suivant, sinon, ce document est le dernier fusionné.
- Définir signet : définit les informations représentées par le nom de signet spécifié. Pour imprimer les données, vous devez insérer un champ REF dans le document.
- Sauter l'enregistrement si : définit une condition dans laquelle l'enregistrement est ignoré.
Le texte original de cette fiche pratique est extrait de
«Tout pour bien utiliser Word 2010» (Christine EBERHARDT, Collection CommentCaMarche.net, Dunod, 2010)