Tableur - Comment l'utiliser
Avant propos
Si, lors de l'apparition de l'informatique, les traitements de texte semblaient être essentiellement destinés aux secrétaires, les systèmes de gestion de base de données (SGBD), aux comptables et aux services commerciaux, les tableurs se sont immédiatement révélés comme une vraie révolution pour les cadres, les scientifiques et les gestionnaires. C'est un outil indispensable à ceux qui réalisent des calculs répétitifs et des simulations. Ce dossier traite des tableurs en général, afin de démontrer ce qu'il est possible d'accomplir avec eux et comment y parvenir.La plupart des exemples s'appuieront sur les tableurs Microsoft Excel et OpenOffice.org Calc (que nous abrégerons par la suite en OOo Calc ou Calc), ce dernier étant de plus en plus présent au sein de l'Éducation nationale et présentant le grand intérêt d'être un logiciel libre et gratuit très compatible avec la suite Microsoft Office. Les autres tableurs possèdent toutefois généralement les mêmes fonctionnalités : seule leur mise en oeuvre et l'interface du produit peuvent différer, notamment en ce qui concerne le nom exact des commandes et leurs emplacements.
Bien évidemment, chaque logiciel possède ses spécificités propres, et exposer chacune d'entre elles pour différents tableurs nécessiterait un livre bien plus conséquent. Nous laisserons donc de côté les aspects qui concernent le logiciel concerné proprement dit, comme sa personnalisation, les interactions avec les éventuels logiciels apparentés s'il appartient à une suite, etc., pour nous concentrer sur les grandes fonctions communes des tableurs, qui couvrent généralement plus de 95 % des besoins de l'utilisateur moyen.
Qu'est-ce qu'un tableur ?
Un tableur, aussi nommé feuille de calcul électronique ou chiffrier électronique, se présente sous sa forme la plus simple comme un échiquier formé de lignes et de colonnes. Dans chaque case peut se trouver du texte, un nombre, ou une formule mathématique simple ou horriblement complexe, et même d'autres objets, comme nous le verrons plus tard. Plus encore, il est possible d'indexer le contenu d'une case sur celui d'une autre case, parfois même située sur un autre échiquier : une autre feuille, située dans le fichier ou dans un autre fichier. Des relations extrêmement complexes peuvent ainsi être établies entre les différentes cases. Et la modification d'une seule de ces cases entraîne le recalcul et la mise à jour immédiate de l'ensemble du ou des tableaux.Si les premiers tableurs nécessitaient un programme externe pour tracer des graphiques (comme Chart pour Multiplan), ils sont désormais en mesure de permettre aisément la création de graphiques parfois très sophistiqués.
Ainsi le tableur est un outil pouvant servir aussi bien pour des activités de secrétariat afin de saisir et d'organiser de nombreuses données, qu'à un niveau stratégique et décisionnel en permettant de créer des représentations graphiques synthétisant les informations.
historique
Le premier logiciel tableur destiné à un ordinateur individuel fut Visicalc. C'est très certainement un des produits qui firent passer le micro-ordinateur (jusque-là un hobby réservé aux programmeurs) au statut de véritable outil destiné à des applications comptables et commerciales. Le nom semble inspiré de Visifile, qui avait été un grand succès en permettant de rendre enfin les fichiers lisibles sans programme spécialisé pour chacun d'eux.Conçu par Dan Bricklin, amélioré par Bob Frankston, développé par leur compagnie Software Arts et distribué par Personal Software Inc. en 1979 pour l'Apple II, cette application transforma les machines d'Apple en véritables outils de production.
Cette invention motiva très probablement l'entrée d'IBM sur le marché des micro-ordinateurs, marché qu'ils ignoraient jusque-là.
Selon Bricklin, l'idée de la création du tableur lui vint pendant ses études à Harvard, en voyant son professeur corriger manuellement ses tableaux de calculs. Il réalisa alors qu'il pouvait automatiser ces procédures par un moyen informatique.
Les brevets logiciels datant de 1982 aux États-Unis, l'innovation fut uniquement protégée par copyright (comme beaucoup de logiciels).
A savoir
Comme le montre la figure suivante, il est encore possible de tester Visicalc sur PC en le téléchargeant depuis bricklin Le fichier exécutable du logiciel ne possède qu'une taille de 27 520 octets !
Multiplan, lancé en 1982 par Microsoft, s'inspire assez largement du précurseur Visicalc. Il a d'abord fonctionné sous CP/M avant de migrer en MS-DOS. Il a été porté sur plusieurs autres plates-formes comme Xenix, CTOS, Apple II, Commodore 64...
Il fonctionnait sur des écrans en mode caractères sous MS-DOS (pas sous Windows). Malgré ses limitations à 65 colonnes et 255 lignes (soit déjà plus de 16 000 cases !), Multiplan est resté un certain temps la référence en matière de tableurs.
Apparurent ensuite de nombreux logiciels, plus performants les uns que les autres. Lotus 1.2.3 a rapidement pris la tête, dépassant les versions les plus récentes de Multiplan (v 3.0). Ce type de logiciel savait gérer en théorie jusqu'à 64 000 lignes de 64 000 colonnes, soit quelque 4 milliards de cellules. En théorie toutefois, car dans la pratique la mémoire des micro-ordinateurs utilisés à l'époque ne permettait pas de travailler avec des feuilles de calcul de cette taille - souvenez-vous de la phrase de Bill Gates, en 1981 : « 640 Ko devraient suffire à n'importe qui. » Avec un unique caractère dans chaque case, cela nécessiterait 4 Go de mémoire, un chiffre que ne possèdent pas encore toutes les machines actuelles !
Par la suite, d'autres produits apparurent sur le marché : Quattro, Javelin, Boing-Calc. Ils introduisaient la notion de troisième dimension, c'est-à-dire des feuilles avec une profondeur, comme un cube quadrillé. Ces outils étaient d'une puissance telle que seules des exigences très particulières pouvaient amener des non-spécialistes à les acquérir. Le fait de pouvoir faire référence depuis une feuille de calcul à des cellules ou plages situées dans d'autres feuilles de calcul, situées dans le même fichier ou dans un fichier stocké sur disque, confère désormais à la quasi-totalité des tableurs cette qualité tridimensionnelle.
Le produit leader sur les plates-formes Macintosh et Windows est depuis 1993 Excel (alors en version 5.0), composant de la suite Office due à l'omniprésent Microsoft. Développé dès 1984 comme successeur de Multiplan, Excel est initialement sorti sur Macintosh. Extrêmement puissant, il en est actuellement à sa version 12, connue sous le nom d'Excel 2007. Il reste cependant relativement simple d'utilisation, mais est capable de se plier à pratiquement toutes les requêtes, même les plus sophistiquées, grâce à sa vaste panoplie de fonctions et à son langage de programmation intégré : c'est un produit polyvalent.
Il est distingué plusieurs types de tableurs :
- Les tableurs libres ou open source. Ces produits sont généralement gratuits et essentiellement destinés à la plate-forme Linux. Il existe toutefois un remarquable produit Windows, OpenOffice.org Calc, très proche de la suite propriétaire Microsoft Office.
- Les tableurs propriétaires. Comme leur nom l'indique, il s'agit de produits commerciaux, parfois très onéreux.
- Les tableurs Internet. Ce type de produit est en fort développement. Il s'agit de logiciels auxquels vous accédez via Internet, sans avoir à télécharger ni à installer un quelconque produit. L'accès peut être gratuit ou soumis à abonnement payant. Le plus célèbre est probablement celui de Google, accessible depuis leur fameuse interface Mes documents, et qui nécessite de posséder un compte Google (gratuit). Pouvoir stocker ses documents à distance et y accéder depuis n'importe quel ordinateur est chose précieuse, et même si ces tableurs restent actuellement dépourvus des fonctions avancées des produits à installer, ils permettent de réaliser efficacement la plupart des tâches courantes.
Les principaux tableurs
Il existe de nombreux tableurs développés par les grands éditeurs. Les principaux tableurs sont :
- Microsoft Excel, de la suite bureautique Microsoft Office
- Sun StarOffice Calc, de la suite StarOffice
- OpenCalc, de la suite OpenOffice
- IBM/Lotus 1-2-3 de la suite SmartSuite
- Corel Quattro Pro de la suite WordPerfect
- KSpread de la suite libre KOffice sous Linux
Les exemples des articles suivants s'appuient sur le tableur Microsoft Excel, pour autant les autres tableurs possèdent les mêmes fonctionnalités.
Il est distingué plusieurs types de tableurs :
- Les tableurs libres ou open source. Ces produits sont généralement gratuits et essentiellement destinés à la plate-forme Linux. Il existe toutefois un remarquable produit Windows, OpenOffice.org Calc, très proche de la suite propriétaire Microsoft Office.
- Les tableurs propriétaires. Comme leur nom l'indique, il s'agit de produits commerciaux, parfois très onéreux.
- Les tableurs Internet. Ce type de produit est en fort développement. Il s'agit de logiciels auxquels vous accédez via Internet, sans avoir à télécharger ni à installer un quelconque produit. L'accès peut être gratuit ou soumis à abonnement payant. Le plus célèbre est probablement celui de Google, accessible depuis leur fameuse interface Mes documents, et qui nécessite de posséder un compte Google (gratuit). Pouvoir stocker ses documents à distance et y accéder depuis n'importe quel ordinateur est chose précieuse, et même si ces tableurs restent actuellement dépourvus des fonctions avancées des produits à installer, ils permettent de réaliser efficacement la plupart des tâches courantes.
À SAVOIR : STAROFFICE ET OPENOFFICE.ORG
Créée par StarDivision, une société allemande, la suite commerciale StarOffice a été intégrée à l'offre Sun Microsystems après son rachat de StarDivision.La version 5.1 était utilisable librement pour tout utilisateur privé. Puis, en juin 2000, Sun a proposé gratuitement la suite à tout le monde, dans le but avoué de concurrencer plus sévèrement Microsoft.
Sun a ensuite placé la plus grande partie du code sous licence LGPL, ce qui a donné naissance à la branche libre OpenOffice.org. Cette dernière continue à être librement téléchargeable et utilisable, son développement se faisant indépendamment de la section StarOffice qui repose sur les avancées apportées par OpenOffice.org.
Il existe donc deux versions très voisines :
- OpenOffice.org, suite bureautique gratuite, actuellement dans sa version 3 ;
- StarOffice, suite bureautique propriétaire et commerciale, éditée par Sun, fondée désormais sur le projet OpenOffice.org mais dotée d'ajouts propriétaires. La dernière version publiée en novembre 2008 est la version 9.
En pratique, vous pourrez dans la majorité des cas considérer ces deux produits comme analogues : ce qui s'applique à l'un s'applique généralement aussi à l'autre.